4 dicas para otimizar seu tempo no trabalho

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Nem sempre conseguimos ser produtivo no trabalho, afinal, as demandas são tantas que a gente se perde fácil. Você está trabalhando, se distrai, para pra conversar, vai ao banheiro, olha o celular, sai para comer… Tudo isso são ruídos que impedem a produtividade. Por isso, existem alguns passos e técnicas que ajudam a otimizar o seu tempo no trabalho.

Um detalhe importante antes de iniciarmos esse papo, é que é natural variar nosso nível de produtividade, faz parte do nossos ciclos fisiológicos, mas adotando algumas técnicas e ferramentas, limitamos uma grande variação e conseguimos concluir tarefas que estão sendo adiadas.

Além disso, temos diversos tipos de concentração, que precisamos de áreas cerebrais diferentes para desenvolvê-las. Um exemplo dessa diferença é quando lemos um livro de romance nos concentramos de forma diferente de quando lemos um livro técnico ou mesmo um email. Níveis e tipos diferentes de concentração, não é verdade?

Se você tem uma empresa ou é prestador de serviços, é importante saber como priorizar suas tarefas, como se organizar e assim ter o melhor desempenho no trabalho, aumentando a sua produtividade individual e em equipe. Confira algumas dicas para otimizar o seu tempo no trabalho!

1) Faça um checklist

Antes de tudo, faça um checklist de todas as suas tarefas a serem entregues no dia. Adicione ao lado da tarefa quanto tempo médio ela levará para ser feita, isso ajuda a ter clareza do que realmente poderá ser feito no dia e caso tenha que escolher a atividade que ficará para o dia seguinte, fará isso com mais clareza e consciência. Afinal, muitas coisas acabam ficando para o dia seguinte, mas se você puder escolher, terá menos efeitos negativos.

Outro detalhe importante é definir e enumerar suas prioridades. Lembrando que prioridade só existe uma, quando você finalizar a primeira, inicie a segunda. Com isso, você consegue ver tudo o que precisa ser feito para não se perder e assim definir prioridades. Anote no caderno, no papel, em um bloco de notas, onde for… Mas não deixe de fazer isso, você vai sentir toda a diferença no resultado final. Teste e comprove suas eficácias! Com certeza você vai se perder menos e deixará tudo em dia no trabalho.

2) Concentre-se

Fique longe das distrações durante o período de trabalho, como por exemplo o celular, notificações, redes sociais, sites de notícias, conversas fora de hora, breaks, e até músicas, se isso se desconcentrar. A música aqui recebe uma atenção especial, pois é muito individual. Algumas pessoas eliminam distrações com a música e outras podem se desconcentrar. Isso pode variar também com o estilo de música (cantadas, muito agitadas, que te causem muita emoção, etc). Tudo o que você gosta e possa te distrair nesse momento devem ser evitados.

Além disso, vale focar totalmente na ação que está sendo feita, como por exemplo escrever um texto, fazer uma ligação, corrigir um texto, montar um cronograma, seja o que for, mas foque totalmente na tarefa, nem que você tenha que ir para um ambiente isolado no momento. Isso ajudará você a se concentrar e otimizar tempo de trabalho. Uma técnica que funciona bastante para quase todas as pessoas que atendo é a Técnica Pomodoro, falo sobre ela no meu E-book.

3) Não procrastine

Procrastinar é quando você fica adiando uma tarefa que precisa ser feita, e em vez de demorar 1 hora para fazê-la, você a concretiza em 3 horas. Quando falamos sobre procrastinação, inclui distrações como conversas, auto-sabotagem inconsciente por ser uma tarefa difícil ou chata ou até mesmo pura preguiça no momento - mas tem como evitar isso, sim.

Como falamos anteriormente, é importante o foco total na tarefa que você está fazendo e não ficar trocando de atividades ou tentar fazer mais atividades ao mesmo tempo (tire as abas abertas do computador criando uma lista com os links importantes para checagem em outro momento - uma extensão boa para isso é a Pocket). Evite ao máximo a preguiça, quando for o caso, e não deixe que ela a atrapalhe!

4) Não misture vida pessoal com profissional

Um dos pontos que mais atrapalham na hora do trabalho é misturar a vida profissional com a vida pessoal. Se você foi contratado para trabalhar 8 horas, trabalhe somente 8 horas. Não fique vendo e-mails ou respondendo clientes fora do horário de trabalho, isso prejudica tanto o seu desenvolvimento como profissional e atrapalha a sua vida pessoal. Tudo tem que ser separado para você não ficar atolada de tarefas e tudo sair como planejado.

Entretanto, se temos que resolver algo pessoal que pode estar nos preocupando ou roubando nossa atenção e produtividade, é melhor que façamos para liberar espaço mental, mesmo que leve um pouco do nosso tempo. O importante nesse caso é ter bom senso para colocar na balança e também compartilhar com seus líderes para não se prejudicar com isso.

Se você quer entender melhor como aumentar a produtividade no trabalho, entre em contato com uma coach profissional ou com uma coach empreendedora, como a Natália Folco. Ela pode te auxiliar, mapeando suas dificuldades ou desafios e criando uma estratégia para otimizar seu tempo no trabalho, como atingir as metas rapidamente. Entre já em contato!